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作成時のポイント/招待状・案内状のポイント

案内状

*招待状と案内状の違い
違いを厳密にいうと、招待状は「お招き」で、案内状は「お知らせ」になります。ですが、イベントなどの案内状は参加を呼びかけるもので、招待状と同様の意味を持つため、両者の使い分けをそれほど意識する必要はありません。
表紙に「Invitation」と入ったカードを行事の案内状にお使いいただいても問題はないでしょう。
招待状も案内状も、心のこもったカードと文章で受け取った相手に「出席したい」と思っていただくことが大切ですね。

招待状・案内状のポイント


主文(挨拶文)
招待状・案内状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。文章は行事にふさわしいスタイルを心がけましょう。
◆ビジネス文書の招待状・案内状
ビジネス文書の場合には、頭語と結語を用います。
「拝啓」ではじまり「敬具」で終わる組み合わせが良く用いられます。
その他には、頭語として「拝復」「謹啓」、結語として「敬白」「謹白」など。
時候の挨拶を書く場合には、下記のページを参考にしてください。
>>時候の挨拶サンプル
◆その他の招待状・案内状
同窓会や個人のパーティーなどでは堅苦しい表現は避け、「今回はお世話になった○○先生もご出席くださいます」「当日は○○様がピアノの生演奏を披露してくださいます」など、受け取った人が出席したくなるような一言を添えても良いでしょう。

日時・場所(インフォメーション)
日時や場所、会費などについては、主文のなかで述べると紛らわしくなりますので、
挨拶文の後に別記としてまとめます。
情報を正確に記し、箇条書きを用いる等、読みやすくするための工夫をしましょう。
会場までの交通手段や所要時間、案内図なども添えると親切です。

出欠はがきを同封するときのマナー
会場の準備や食事の手配などで事前に出欠の確認が必要な場合は、出欠はがきを
同封するのが礼儀です。
返信用はがきには住所と宛名を書き、切手も貼って、相手が必要事項を記入するだけで投函できる状態にしておきます。
締切り期日を案内状に明記しておくことも忘れないようにしましょう。

チェック
□誤字脱字はないか、情報は正確であるか
□相手に失礼な内容がないか、誤解を招く表現はないか
□出欠はがき、会場地図などの同封物は揃っているか

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